Klee Group: V5 de Spark Archives

Le 19 juin drernier, une centaine de participants étaient rassemblés à la conférence de lancement de la version 5 de Spark Archives, portail unifié pour les archives physiques et électroniques, à l’Hôtel de Soubise, siège des Archives Nationales, par la Cour d’Honneur et la Galerie du Prince.
 
Klee Group y présentait la nouvelle version 5 de Spark Archives. Elle est le fruit d’un investissement en R&D consenti depuis fin 2010. Elle incorpore des innovations fonctionnelles et techniques, nées de vingt années d’expertise archivistique du groupe, mais aussi des suggestions de sa clientèle.
 
Thibaud Viala, directeur général délégué de Klee Group, a introduit la conférence en appuyant sur la croissance constante du volume de données numériques provenant de sources en silos (messagerie, bureautique/GED, dématérialisation, informatique transactionnelle). Cette croissance est fortement redondante: l’information à préserver n’en constitue qu’une faible proportion.

Simultanément, les exigences de conservation réglementaires et juridiques s’alourdissent. Des outils nouveaux sont nécessaires non seulement pour outiller des traitements en volumes, mais aussi pour définir et appliquer la politique de conservation documentaire. Spark Archives V5 répond à cet impératif de gouvernance documentaire, physique et électronique.
 
Alain Garnek, directeur commercial de Klee Group a mis l’accent sur l’ouverture vers un écosystème riche en partenariats actifs.
 
Parmi les partenaires présents ce jour:

• Cecurity.com: spécialiste du coffre-fort électronique pour les besoins de protection des données, d’archivage électronique sécurisé et de traçabilité,
• Everial Documents & Record Management: tiers-archiveur proposant des solutions de traitement, de gestion et d’archivage des documents papier et numériques pour optimiser les processus métiers,
• Logica: intégrateur de la solution Spark Archives, accompagne ses clients dans leurs projets d’archivage, leur apportant son expertise sur le domaine, la conduite de projets d’intégration ainsi que la conduite du changement.

Jean-Marc Rietsch, consultant spécialisé et président de l’association professionnelle FedISA, a exploré l’état de l’art des systèmes d’archivage électronique. Sa synthèse des exigences de l’archive moderne met en évidence le savoir-faire méthodologique commun aux archives physiques et aux archives électroniques, et les quelques différences qu’il faut prendre en compte. Son analyse de l’irruption de l’archive électronique dans le système d’information met en évidence un déficit de maîtrise d’ouvrage. Rietsch plaide pour que les archivistes, détenteurs du savoir-faire, soient les maîtres d’ouvrage de ce domaine. Enfin, il a livré sa vision de la solution idéale, explicitant les différents modules fonctionnels qu’elle doit articuler. Il a notamment mis en avant la nécessité de la gouvernance documentaire, indispensable pour penser le document sur l’ensemble de son cycle de vie, et de son support dans les outils informatiques.
 
Lionel Husson, directeur de l’activité Spark Archives, a ensuite fait une démonstration du produit Spark Archives V5. Pendant plus de vingt minutes, il a manipulé en direct la version 5 de Spark Archives, installée et configurée pour cette démonstration.

L’auditoire a pu constater la disponibilité de cette version et de ses avancées fonctionnelles. Il a vu une solution ouverte, ergonomique, multisite et multilingue. La version 5 repose sur les standards technologiques les plus actuels. Elle est conçue dans une logique de type Portail permettant ainsi de partager et valoriser la description des archives.
 
Elle inclut:

• des fonctions de gestion et d’import de documents électroniques (connecteurs sur des sources telles MS SharePoint, le dédoublonnage, le traitement automatique des formats et des métadonnées, etc.),
• des fonctions documentaires enrichies. Elle offre une flexibilité de conception et de consultation des métadonnées du meilleur niveau: thesaurus, relations entre classifications (par exemple entre l’organigramme d’une société et ses plans documentaires), recherche à facettes,
• des outils de paramétrage facilitant sa mise en oeuvre, en particulier par des partenaires et son administration par des clients formés,
• des services et interfaces permettant notamment d’utiliser l’outil tantôt comme un portail fédérateur, à travers lequel une organisation accèdera à d’autres outils, tantôt comme un référentiel. Dans cette deuxième configuration, nouvelle sur ce marché, d’autres outils interrogeront Spark Archives pour accéder à une politique centralisée de gestion des documents, ou un organigramme, ou encore un plan de classement général pour l’entreprise.

Enfin, Spark Archives a conservé son interface et sa simplicité d’utilisation grâce à un effort d’ergonomie. Sa vocation de portail d’accès aux archives est renforcée par l’adoption de fonctionnalités classiques des portails: widgets paramétrables, tableaux de bord, alertes, "to do lists", etc.
 
Spark Archives version 5 est disponible.