ADN Schuldnerberatung senkt Kosten für Druck und Papier mit Online-Archivlösung

Die bundesweit tätige ADN Schuldnerberatung e.V. arbeitet beim digitalen Dokumentenmanagement mit archivwerk GmbH zusammen.

Das Onlinearchivierungssystem DOPA in Kombination mit individuellen Scanlösungen wurde bereits an sechs Standorten eingeführt.

Aufgrund der positiven Erfahrungen will der gemeinnützige Verein die digitale Archivlösung aus Bremen nach und nach auch in den übrigen Standorten etablieren.

Die insgesamt 57 gemeinnützigen Einrichtungen lagern hunderte Ordner in ihren Büros, die einen bedeutenden Kostenfaktor in der Lagerung und im Druck darstellen. Da die drei Träger der ADN Schuldnerberatung bundesweit tätig sind, gehen bei der Schuldnerberatung jeden Tag eine Vielzahl von Anträgen ein, die archiviert werden müssen.

“Seit wir das Online Archiv eingeführt haben, konnten wir den Papierbedarf der eingehenden Dokumente sowie die Druckkosten um die Hälfte reduzieren“, sagt ADN-Vorstand Ulf Wigger.

Im Rahmen eines Workshops hatten archivwerk und ADN gemeinsam die Anforderungen von ADN an die Nutzung eines Archivs erarbeitet. Die Online-Archivierungslösung DOPA von archivwerk wurde direkt an das bestehende Verwaltungssystem angebunden und bietet verschiedene Vorteile: die Einrichtung beliebiger Aktenstrukturen, automatischer Import von Dokumenten und die Dokumente sind online von jedem Standort aus sofort verfügbar. Gleichzeitig sind sie revisionssicher und die Datensicherheit ist gewährleistet.

“Damit sind die Unterlagen bestens vor Diebstahl und Einbruch gesichert. Ich würde es sehr begrüßen, wenn sich weitere Beratungsstellen der ADN Schuldnerberatung für die Online-Archivierungslösung entscheiden“, so Wigger.

Attraktives Zahlungsmodell
Als weiteren Vorteil sieht der ADN-Vorstand die anwenderfreundliche Handhabung des Online-Archivs: “Da die Struktur vom Nutzer vorgegeben wird, ist es fast selbsterklärend.” Auch das Bezahlmodell ist gerade für mittelständische Unternehmen attraktiv, da keine Software gekauft werden muss, sondern nur eine preiswerte monatliche Gebühr anfällt. “In der Regel sind für die Nutzung des Online-Archivs keine Investitionen notwendig, da die Beratungsstellen bereits über Multifunktionsgeräte verfügen, die aufgerüstet werden können.“

Auch das Wiederfinden von älteren Schriftstücken sei durch die flexible Vergabe von Aktenzeichen nun deutlich leichter.

“Durch die automatische Speicherung der Dokumente im Online Archiv nach dem Scannen spüren die Mitarbeiter eine deutliche Zeitersparnis, weil sie hinterher schneller an die Unterlagen kommen.” Da ADN aus verschiedenen Trägern besteht, sei die Zuordnung der Dokumente sehr komplex, so Wigger. “Mit dem neuen Online-Archiv kann eine Falschablage besser vermieden, bzw. berichtigt werden.”

Aus diesen Gründen habe die ADN Schuldnerberatung sich entschieden, eine digitale Alternative einzuführen.

Für die weitere Zusammenarbeit ist Ulf Wigger optimistisch.

“Die Archivierungslösung läuft standardisiert, automatisiert und eigenständig – wenn es doch mal ein Problem gibt, ist der Support von archivwerk sofort erreichbar.” Vor knapp zwei Jahren führte Ulf Wigger das System erstmals in einer Beratungsstelle ein. “Für uns ist die digitale Archivierungslösung eine tolle Sache, die wir jederzeit wiedermachen und uneingeschränkt weiterempfehlen können.”