The Pool utilise iExtranet

THE POOL, la cellule
cross-média de l’agence Vijver Media NV, utilise depuis peu iExtranet, la solution Oodrive de gestion et partage de
fichiers en ligne.

THE POOL facilite la
coordination et la réalisation de projets multimédias au sein de De Vijver
Media, pour le compte des annonceurs. iExtranet constitue dans ce cadre une
plate-forme centrale depuis laquelle les divers projets peuvent être délégués
et traités. Les collaborateurs de la régie peuvent ainsi accéder aux fichiers
qui les concernent

De Vijver Media appartient à Corelio
NV, Sanoma et Waterman&Waterman. Ce holding est propriétaire
de plusieurs grands groupes du secteur des médias tels que SBS Belgium NV, Woestijnvis NV et Humo NV.

Marc Vroonen a créé THE POOL en mars 2012: "En tant que cellule spéciale
au sein du groupe, nous relions les diverses régies entre elles et élaborons
des projets multimédias sur mesure pour les annonceurs. À la demande de
plusieurs annonceurs et agences, THE POOL offre un service sur mesure qui
s’appuie notamment sur une collaboration étroite avec les départements créatifs
des diverses entités de De Vijver Media."

iExtranet: le partage en ligne
de fichiers
volumineux via une gestion centralisée
En tant que responsable final de tous les projets multimédias, THE POOL joue un
rôle de superviseur. L’élaboration de projets publicitaires créatifs génère des
fichiers volumineux qui doivent ensuite être traités. Il s’agit essentiellement
d’imprimés de haute qualité ainsi que de fichiers photo et vidéo. La société
s’est donc mis en quête d’un espace central sur le cloud afin de fluidifier
l’échange et le partage de tous ces fichiers avec les diverses régies, les
annonceurs et les agences. Elle utilisait déjà Dropbox, mais la cellule
avait besoin d’une solution capable de rendre des fichiers volumineux
facilement accessibles à tous les intervenants. Après concertation avec le
département informatique du groupe, le choix s’est finalement arrêté sur la
solution iExtranet d’Oodrive.

"D’une part, THE POOL fonctionne comme une cellule centrale à partir de
laquelle tous les projets sont gérés, mais nous sommes d’autre part très
dépendants des personnes qui collaborent au sein des diverses régies," explique Vroonen. "Cela revient à dire que chaque projet constitue un objectif auquel
plusieurs intervenants contribuent et collaborent. Les fichiers traités
ont souvent un niveau de confidentialité important, ce qui signifie que seules
les personnes compétentes doivent y avoir accès. iExtranet d’Oodrive permet à
THE POOL de déléguer aisément des fichiers déterminés aux personnes qui doivent
s’en charger. Par ailleurs, nous fonctionnons selon un planning
spécifique pour chaque projet, avec des mises à jour régulières. Il est donc bien
pratique de disposer d’une plate-forme centralisée où toutes les parties
prenantes peuvent retrouver et partager les versions les plus récentes des
fichiers".

Collaboration
grâce à une plate-forme
transparente
La plate-forme iExtranet de THE POOL héberge un dossier central pour chacun des
projets. À ce stade, une trentaine de personnes ont accès au système et à leur
dossier spécifique. Vroonen en assure la gestion centralisée depuis
iExtranet. De Vijver Media offre un service qui inclut des
imprimés, du contenu en ligne et des médias audiovisuels.

"De ce fait, nous disposons souvent de fichiers de travail volumineux
pour les divers projets en cours", ajoute Vroonen. "iExtranet héberge et gère tous
ces fichiers de manière centralisée, sans le moindre problème".

THE POOL parvient ainsi à envoyer des fichiers
volumineux par e-mail, à partager les fichiers à contenu confidentiel et à
garantir un traçage précis à chaque étape. La sécurisation est une
priorité. iExtranet est proposé selon la formule d’utilisation SaaS ou sous
licence.

"Notre principal objectif est que chacun puisse travailler correctement
avec le matériel adéquat et parvienne aisément et très rapidement à échanger et
partager des données au départ d’un seul point central. iExtranet répond à ces
exigences".

Il n’a d’ailleurs pas fallu longtemps pour
qu’iExtranet d’Oodrive soit mis en avant par le département informatique. Après
une phase de test de quelques mois, la plate-forme est devenue
opérationnelle.

Dans l’intervalle, Vroonen s’est familiarisé
avec le système: "En tant que gestionnaire central, j’utilise iExtranet quotidiennement et
je reste en contact étroit avec les utilisateurs qui ont accès aux fichiers. Le
plus grand avantage pour moi réside dans la facilité avec laquelle je parviens
à coordonner et partager des fichiers. Aujourd’hui, j’utilise iExtranet de la
même façon que notre propre Intranet".