Vranken-Pommery Monopole choisit Oodrive

Vranken–Pommery
Monopole
est un groupe familial fondé en 1976. 2ème acteur en Champagne, son
portefeuille comprend les marques VRANKEN et ses Cuvées
Diamant et Demoiselle, POMMERY et ses Cuvées Louise et POP, CHARLES
LAFITTE, et HEIDSIECK and CO MONOPOLE.

La société possède trois grandes
catégories de métiers: la vigne, l’élaboration des vins de
champagne, de porto et de rosé ainsi que leur distribution et
commercialisation.

Afin d’améliorer la sécurité de leurs échanges
avec leurs prestataires dans chaque service, le groupe a adopté la
solution iExtranet
Entreprise
d’Oodrive.

Un besoin d’optimiser les échanges
de documents
afin de rendre les services autonomes
L’échange de fichiers en version
numérique est aujourd’hui incontournable mais pose le double
problème des documents volumineux et de la sécurité. Les échanges
d’images, fiches techniques, comptes-rendus, photographies, cahiers
des charges, produits ou encore affiches sont autant de difficultés
qui ralentissent le déroulement des projets avec les
interlocuteurs internes et externes. Le groupe Vranken-Pommery
Monopole a rencontré ces problèmes dans plusieurs de ses services.
Le service marketing, et le service on trade, notamment, avaient
besoin d’une solution pour répondre aux attentes de leurs
prestataires.

Grâce à la solution iExtranet
Entreprise, les forces de vente de Vranken peuvent échanger des
fichiers volumineux de manière sécurisée. En effet, l’entreprise
peut mettre en place des logins et mots de passe en fonction des
destinataires des échanges, pour assurer une confidentialité
des documents. Les employés gèrent eux même l’ouverture des droits
d’accès au document et l’espace de stockage, ce qui permet une plus
grande autonomie à l’ensemble des services. De plus, chaque service
(marketing, on trade, off trade, export, etc.) dispose d’un
gestionnaire de la plateforme et peut ajouter un nombre illimité
d’utilisateurs.

Parce que cette solution propose
une gestion unitaire des utilisateurs, un gestionnaire différent
pour chaque service, une autonomie des services et une limite
sur l’espace de stockage plutôt que sur le nombre d’utilisateurs,
Vranken-Pommery Monopole a choisit de faire appel à Oodrive.

"Nous
ne pouvions pas nous permettre d’avoir une solution limitée au
nombre d’utilisateurs car nous avons beaucoup de prestataires
différents, que ce soit des commerciaux, des agences de publicité
ou des clients. Cette souplesse a été déterminante dans notre
choix", déclare
Sandrine Warnier, responsable E-Marketing de Vranken-Pommery
Monopole.

La solution iExtranet
entre
simplicité et rapidité d’utilisation
Depuis le 3 février 2011, la
solution a permis au groupe Vranken d’affranchir l’informatique de la
création et la gestion des accès, mais aussi de rendre les employés
autonomes en leur permettant des échanges plus professionnels avec
les différents contacts, prestataires, clients, commerciaux.

"L’un
des principaux atouts de la solution est aussi son application
mobile. Nous pouvons l’utiliser depuis un iPad, un iPhone ou un
BlackBerry, avec accès aux dernières mises à jour, aux dernières
versions des fichiers et aux derniers tarifs en temps réels", souligne Sandrine Warnier.

"Sur
l’iPad par exemple, tous les envois de documentation passent par
iExtranet, plutôt que de devoir envoyer des fichiers volumineux par
e-mail. De plus, des notifications avertissent nos prestataires dès
lors que nous avons déposé des fichiers en ligne pour eux",
ajoute-t-elle.

La solution simplifie donc les
échanges avec les prestataires. Les commerciaux peuvent par exemple
obtenir un récapitulatif journalier de leurs échanges pour une
meilleure gestion de leur temps. De
plus, la solution propose différentes capacités de volume pour un
partage et une collaboration en ligne adéquats qui s’ajuste aux besoins du moment.

"L’intégration
du service s’est faite de manière plutôt rapide pour notre
entreprise. Les responsables des services ont été formés en amont
et la solution iExtranet a été déployée dans les services très
simplement. L’approche commerciale et la relation client d’Oodrive a
d’autant plus séduit, et nous savons que nous pouvons leur faire
confiance",
conclut-elle.