Vranken-Pommery choisit iExtranet d’Oodrive

Vranken-Pommery Monopole est un groupe familial fondé en 1976. Deuxième acteur
en Champagne, son portefeuille comprend les grandes Vranken et ses
Cuvées Diamant et Demoiselle, Pommery et ses Cuvées Louise et POP, Charles Lafitte,
et Heidsieck & Co Monopole.

La société possède trois grandes catégories de métiers: la vigne,
l’élaboration des vins de champagne, de porto et de rosé ainsi que leur
distribution et commercialisation. Afin d’améliorer la sécurité de leurs
échanges avec leurs prestataires dans chaque service, le groupe a adopté la solution
iExtranet Entreprise d’Oodrive.

Besoin d’optimiser les échanges de documents
afin de rendre les services
autonomes
L’échange de fichiers en version numérique est
aujourd’hui incontournable mais pose le double problème des documents
volumineux et de la sécurité. Les échanges d’images, fiches techniques,
comptes-rendus, photographies, cahiers des charges, produits ou encore affiches
sont autant de difficultés qui ralentissent le déroulement des projets avec
les interlocuteurs internes et externes. Le groupe Vranken-Pommery Monopole a
rencontré ces problèmes dans plusieurs de ses services. Le service marketing,
et le service on trade notamment, avaient besoin d’une solution rapidement pour
répondre aux attentes de leurs prestataires.

Grâce à la solution iExtranet Entreprise, solution
d’échanges de fichiers en ligne dédiée aux professionnels, les forces de vente
de Vranken peuvent échanger des fichiers volumineux de manière sécurisée. En
effet, l’entreprise peut mettre en place des logins et mots de passe en
fonction des destinataires des échanges, pour assurer une
confidentialité des documents. Les employés gèrent eux même l’ouverture des
droits d’accès au document et l’espace de stockage, ce qui permet une plus
grande autonomie à l’ensemble des services. De plus, chaque service (marketing,
on trade, off trade, export, etc.) dispose d’un gestionnaire de la plateforme et
peut ajouter un nombre illimité d’utilisateurs.

Parce que la solution iExtranet Entreprise propose
une gestion unitaire des utilisateurs, un gestionnaire différent pour chaque
service, une réelle autonomie des services et une limite sur l’espace de
stockage plutôt que sur le nombre d’utilisateurs, Vranken-Pommery Monopole a choisi
de faire appel à Oodrive.

"Nous ne pouvions pas nous
permettre d’avoir une solution limitée au nombre d’utilisateurs car nous avons
beaucoup de prestataires différents, que ce soit des commerciaux, des agences
de publicité ou des clients. Cette souplesse a été déterminante dans notre
choix", déclare Sandrine Warnier, responsable E-Marketing de
Vranken-Pommery Monopole.

La
solution iExtranet
Depuis le 3 février 2011, la solution a permis au
groupe Vranken d’affranchir l’informatique de la création et la gestion des
accès, mais aussi de rendre les employés autonomes en leur permettant des
échanges plus professionnels avec les différents contacts, prestataires,
clients, commerciaux.

"L’un
des principaux atouts de la solution est aussi son application mobile. Nous
pouvons l’utiliser depuis un iPad, un iPhone ou un BlackBerry, avec accès aux
dernières mises à jour, aux dernières versions des fichiers et aux derniers
tarifs en temps réels ", souligne Sandrine Warnier.

"Sur
l’iPad par exemple, tous les envois de documentation passent par iExtranet,
plutôt que de devoir envoyer des fichiers volumineux par e-mail. De plus, des
notifications avertissent nos prestataires dès lors que nous avons déposé des
fichiers en ligne pour eux", ajoute-t-elle.

La solution simplifie donc les échanges avec les
prestataires. Les commerciaux peuvent par exemple obtenir un récapitulatif
journalier de leurs échanges pour une meilleure gestion de leur temps, ce qui
leur assure un confort. De plus, la solution propose différentes capacités
de volume pour un partage et une collaboration en ligne qui s’ajuste
aux mieux aux besoins du moment.

"L’intégration
du service s’est faite de manière plutôt rapide pour notre entreprise. Les
responsables des services ont été formés en amont et la solution iExtranet a
été déployée dans les services très simplement. L’approche commerciale et la
relation client d’Oodrive a d’autant plus séduit, et nous savons que nous
pouvons leur faire confiance", conclut-elle.

Au sein de l’entreprise Vranken-Pommery Monopole,
la solution iExtranet Entreprise a largement été adoptée.

Cette solution de travail collaboratif en ligne est destinée à toute entreprise ayant des besoins de
partage de fichiers aussi bien avec des interlocuteurs internes
qu’externes: filiales, collaborateurs nomades, clients, prestataires,
fournisseurs, presse, etc. Elle permet à l’ensemble des métiers de l’entreprise (services Marketing,
Communication, Etudes, etc.) d’optimiser le partage et l’échange de fichiers dans
le cadre de leurs projets respectifs.