Pay-Back Group choisit Barracuda Networks

Pay-Back Group, cabinet d’audit spécialisé dans l’analyse et la fiabilisation des transactions financières, a choisi le Mail Archiver de Barracuda Networks Inc.,  fournisseurs de dispositif de sécurité informatique pour les applications d’entreprise, pour l’archivage et l’exploitation des e-mails de ses clients.

Ce choix permet d’exploiter une base d’informations riche en complément des contrats papier et base de données classiques. Un retour d’expérience peu commun, avec une utilisation assez atypique du Mail Archiver de Barracuda Networks comme outil quotidien d’audit de transactions financières en plus d’un outil d’archivage des données clients.
 
Un projet avec un impact sur le coeur de métier
Créée en 1996, Pay-Back Group est un cabinet d’audit spécialisé dans l’analyse et la fiabilisation des transactions financières. Le groupe compte aujourd’hui 150 collaborateurs travaillant  au sein des différentes filiales européennes qui récupèrent chaque jour des bénéfices cachés pour ses clients grands comptes autour de 3 axes: la recherche de cash additionnel, la maitrise du coût et de la qualité pour améliorer le contrôle interne, et le pilotage au quotidien.

Ils interviennent auprès des directions achats et financières an analysant toute la chaîne transactionnelle (flux logistiques, comptabilité, les contrats d’achat, les remises, etc.). Leurs clients sont principalement dans la grande distribution, la distribution spécialisée et l’industrie.

Dès début 2010, Pay-Back Group a mené une réflexion pour diversifier les sources d’informations utilisées lors des audits. En effet, autrefois tous les documents d’échanges commerciaux étaient imprimés et classés. Maintenant beaucoup d’échanges clients/fournisseurs restent confinés dans les systèmes de messagerie. Ils souhaitaient donc trouver une solution pour capter et analyser ces messages afin d’améliorer la qualité et la complétude des données des audits.

"Avec l’évolution technologique, les données se sont dispersées dans les systèmes d’information, ce qui en a complexifié considérablement la gestion. Afin de nous démarquer de nos concurrents, qui basent leurs audits sur les informations des bases de données et des contrats papier, nous cherchions une solution nous permettant d’étendre nos champs d’analyse au vaste domaine des e-mails, sans pour autant compliquer la tâche de nos auditeurs au quotidien", explique Anthony Seifert, Directeur des Systèmes d’Information de Pay-Back.

La solution
Une fois ce besoin identifié par la Direction Informatique de Pay-Back, la Direction Opérationnelle a alors réalisé un cahier des charges mettant en avant la nécessité de l’internationalisation de la solution, l’importance du respect de la confidentialité des e-mails stockés afin de mettre en confiance les clients du groupe mais également la performance technique, la simplicité d’utilisation pour les auditeurs et bien sûr le prix.

Après 3 mois d’étude, de recherche et de rencontres des fournisseurs, Pay-Back a retenu trois solutions en phase finale: un développement spécifique et deux offres marché, dont celle de Barracuda Networks.

Avec la concertation de la Direction Opérationnelle, la Direction Informatique a établi et complété une grille d’aide au choix avec des critères objectifs et pondérés qui a placé Barracuda Mail Archiver en première position.

En effet, en plus des critères initiaux, le Mail Archiver propose une solution intégrant des messages issus des principaux systèmes de messagerie du marché, une gestion des droits d’accès des utilisateurs et une mise à jour aisée. Mais les principaux atouts de la solution Barracuda Mail Archiver qui ont su faire la différence sont les performances du moteur de recherche, l’évolutivité du stockage grâce à la capacité de connexion d’un disque externe, l’interface web et sa disponibilité sous forme d’appliance.

Implémentation et résultats
Le projet a été pris en charge par DynaTéra, premier Diamond Partner de Barracuda Networks en France. Afin de réaliser les tests nécessaires à la validation  fonctionnelle et technique chez Pay-Back, DynaTéra a fourni gracieusement les infrastructures de prêt ainsi qu’un de ses consultants pendant toute la durée de l’opération. Après un accompagnement pour la mise en oeuvre, le réglage et une formation de la solution acquise, les utilisateurs ont pu démarrer les audits avec une solution qui a su satisfaire les parties prenantes.

Certains utilisateurs étaient initialement réfractaires et ne souhaitaient pas "encore un outil supplémentaire". Finalement, ce sont ces premiers utilisateurs qui ont assurés eux-mêmes la promotion du système en interne. Après quelques mois, les demandes d’implémentation de la solution sur les sites ont afflué. Aujourd’hui quatre boitiers ont déjà été déployés pour 25 utilisateurs, six autres devraient être installés chez les clients de Pay-Back d’ici la fin 2011.

"La solution Barracuda Mail Archiver nous a permis de créer immédiatement de la valeur avec un usage totalement indolore pour nos utilisateurs", commente Anthony Seifert, Directeur des Systèmes d’Information de Pay-Back.

Cette solution est utilisée dans le cadre d’audit permettant de récupérer des bénéfices cachés. Les gains financiers sont donc facilement mesurables. Sur le premier site de Pay-Back, le ROI a été atteint en 3 mois et pour les autres sites, il le sera en six mois.