Archiv System agréé pour la gestion et la conservation des archives publiques

ARCHIV SYSTEM, société française de solutions d’archivage, a obtenu l’agrément pour la gestion et la conservation des archives publiques. L’arrêté, en date du 24 mai 2011, sera publié au Journal Officiel dans les jours prochains.

Ajoutée à la certification NF Z40-350, norme AFNOR qui régit les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques, cette reconnaissance conforte l’entreprise dans ses choix de développer des solutions d’archivage.

Une évolution règlementaire
pour les archives publiques
La loi 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives a modifié de manière importante bien des points de l’encadrement législatif des archives publiques. Elle autorise notamment les producteurs d’archives publiques à externaliser la conservation des archives courantes et intermédiaires, c’est-à-dire, celles dont la durée administrative n’est pas échue, auprès de prestataires spécialisés privés, sous réserve d’en avoir fait la déclaration à l’administration des archives.

En effet, le recours à l’externalisation n’était jusqu’alors pas officiellement permis, situation souvent bien délicate si l’on considère les volumes sans cesse croissants auxquels sont confrontés de nombreux services producteurs d’archives.

Le décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 défini les modalités d’application de cette loi et fixe les conditions d’obtention de l’agrément auprès du Ministère de la Culture et de la Communication, dont dépend le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), unique autorité habilitée à délivrer cet agrément.

Devenir un partenaire de l’administration des archives
La procédure consiste, dans un premier temps, à l’envoi d’un dossier de demande d’agrément au SIAF afin qu’il vérifie qu’ARCHIV SYSTEM:

répond aux exigences normatives relatives aux prestations d’archivage,
conserve les archives sur le territoire national
et dispose d’une politique de sécurité, de conservation et de confidentialité des archives déposées.
Une fois le dossier validé, une visite sur site permet, dans un second temps, de contrôler la véracité des éléments fournis et notamment :
le respect des règles de gestion inhérentes aux archives publiques
Le niveau de formation du personnel formé,
Les conditions de conservation dans des locaux sécurisés, équipés de dispositifs avancés de lutte contre les intrusions et les incendies,
la protection contre les dégâts des eaux,
l’environnement climatique de température et d’humidité relative, la ventilation et le filtrage de l’air,
les dispositifs de protection contre la lumière et la poussière

La délivrance de l’agrément Archives Publiques par le Ministère de la Culture et de la Communication souligne le savoir-faire d’ARCHIV SYTEM dans son domaine. "Rien n’est définitif, nous devons veiller à maintenir nos prestations au meilleur niveau de qualité", précise Mickaël HENRIET, Directeur Général d’ARCHIV SYSTEM.

Acteur français dans le domaine de la gestion d’archives depuis plus de 20 ans, ARCHIV SYSTEM conseille et accompagne plus de 1.000 clients, de toutes tailles et de tous secteurs d’activité, dans la mise en place de solutions d’archivage.

Ses 8 sites français (Saint Quentin, Lille, Strasbourg, Reims, Toulouse, Nantes, Stains, Chartres) représentent 500 km linéaires de capacité de stockage. Depuis 2008, la société est implantée dans les 4 départements d’Outre Mer. C’est par ailleurs le seul acteur français à développer son réseau à l’international, en Afrique. Elle a réalisé en 2010 un chiffre d’affaires de près de 4 millions d’euros.