Le Club Med choisit Docoon

Le Club
Méditerranée vient de déployer une solution pour remplacer les
envois papier de contrats clients, par un processus automatisé qui gère les
envois et les archives sous forme électronique en mode SAAS. Sur un plan juridique,
la solution installée permet de bénéficier de la même valeur qu’un
contrat papier.

Après avoir
consulté différents fournisseurs, la solution retenue par le Club Méditerranée
a été réalisée par l’opérateur de confiance numérique Docoon, filiale STS
Group qui a su répondre aux différentes contraintes du projet.

Une 
première contrainte venait des services achat et juridique qui devaient se
doter d’une solution d’archivage électronique à valeur probante, condition pour s’affranchir du papier.

"Nous
devions nous assurer de la valeur du contrat envoyé électroniquement et de son
opposabilité en cas de litige. Pour satisfaire à cette exigence, notre service
juridique nous imposait d’archiver les contrats avec une solution garantissant
l’intégrité, la pérennité et la valeur probante des documents", déclarent
André Bourlat et Diane Limouzineau, respectivement  responsable DSI du
projet et acheteuse au Club Méditerranée.

A cette
contrainte juridique s’ajoutait celle de l’intégration de la solution dans
l’environnement IT, les processus existants et de communiquer avec le routeur
du Club Méditerranée, chargé de l’envoi de contrats. L’opérateur Docoon a réussi à s’intégrer de manière non intrusive dans les processus
existants  et a déployé sa solution en une dizaine de jours avec la DSI du
club Méditerranée basée en France. Cette solution a été pour l’instant déployée
pour tous les contrats de vente de la France  gérés, envoyés et archivés
électroniquement; Ces contrats proviennent des  agences directes du Club
Méditerranée à Paris mais également des agences de voyages indirectes. Les
autres pays seront amenés à déployer aussi cette solution en fonction de leurs
contraintes juridiques.

La solution réalisée par Docoon a également permis de
générer un ROI direct puisque les coûts d’envoi des contrats papier se sont vus
diminuer. Le Club
Méditerranée étudie la possibilité d’étendre cette solution sur
d’autres types de documents.