Iron Mountain crée BPM Europe

Iron Mountain Inc. annonce la création d’une nouvelle division opérationnelle de BPM (Business Process Management – gestion des processus métier) au niveau européen.
 
En France, cette nouvelle division s’appuiera sur la société Anamnis GDM, PME française rachetée par Iron Mountain en 2008, qui a développé des solutions en matière de dématérialisation de factures et de workflow.
 
La société se donne ainsi les moyens de répondre aux besoins des entreprises cherchant à renforcer l’efficacité de leurs processus métier en externalisant des activités telles que le traitement des factures entrantes. Les entreprises peuvent ainsi confier à Iron Mountain l’une des étapes ou bien la totalité du processus de gestion des factures entrantes, dont le traitement devient de plus en plus crucial. Iron Mountain prend en charge à la fois les factures papier et électroniques, tout au long de leur cycle de vie. Les entreprises bénéficient de l’intégration de leurs informations physiques et numériques dans leurs processus internes, au sein de leurs systèmes ERP (Enterprise Resource Planning).
 
INFO to DOC / Démat’expo 2010
Iron Mountain sera présent au salon INFO to DOC qui se déroulera les 23 et 24 novembre 2010 au CNIT, Paris La Défense. Les visiteurs du salon pourront découvrir l’offre de la société en matière d’archivage et de gestion des documents physiques et électroniques, de dématérialisation et de workflow.

Iron Mountain tiendra une conférence mardi 23 novembre à 10h15 sur le thème ‘BPM: l’efficacité dans les processus métier. La preuve par l’exemple: témoignage client Groupe SGS’. Le Groupe SGS, client Iron Mountain et leader en matière de vérification, de contrôles, d’analyses et de certifications, témoignera sur les réponses apportées par les solutions Iron Mountain de gestion des processus métier (BPM) et de gestion documentaire (RM). La mise en place d’un projet de dématérialisation et de ‘Zéro Papier’ lui permet désormais de se concentrer sur son coeur de métier et de gagner en efficacité.
 
Externalisation des problèmes
La mondialisation soumet les services comptables des entreprises et des administrations à de nouvelles exigences. Aujourd’hui, celles-ci peuvent en effet recevoir des factures rédigées en plusieurs langues et non plus seulement en français. Alors qu’un système comptable classique offre des capacités limitées pour le traitement des factures, Iron Mountain extrait les détails pertinents de chaque document, quelle qu’en soit la langue.

Tout aussi problématiques sont les obligations croissantes auxquelles les entreprises doivent faire face en matière de conformité, de protection des données et de normes de sécurité et de qualité. Elles doivent respecter ces obligations supplémentaires alors même que des contraintes économiques imposent une normalisation des workflows pour la gestion des processus métier.

Les processus métier traditionnels tels que le stockage ‘artisanal’ ou ‘non structuré’ des documents papier engendrent des coûts disproportionnés et présentent le risque de perte de données. Les problèmes résultant de la perte d’informations et de la gestion des exceptions viennent encore compliquer la situation. C’est un scénario typique, que l’on retrouve souvent avec des systèmes comptables français obsolètes. De nos jours, les échanges d’informations et de documents à grande vitesse sont essentiels aux succès des entreprises. La plupart d’entre elles effectuent des opérations avec des centaines voire des milliers de clients et de partenaires commerciaux. Le traitement de ces échanges constitue un défi majeur à relever. En outre, les entreprises désireuses d’optimiser la gestion de leurs processus métier en interne sont d’abord amenées à investir dans du matériel, des logiciels, du personnel informatique et des mises à jour régulières de leurs systèmes.

En externalisant la gestion des processus auprès d’Iron Mountain, les entreprises peuvent s’en remettre à un prestataire pour toutes ces obligations, ce qui leur permet de se concentrer sur leur coeur de métier.

Iron Mountain livre de façon sécurisée des données de facturation qui s’intègrent dans le système d’information comptable de l’entreprise. Cela permet un traitement directement au sein des processus internes tout en renforçant l’efficacité et la transparence pour le client. Dans le même temps, les entreprises bénéficient de l’expérience d’Iron Mountain ainsi que de ses méthodes sécurisées, conformes à la loi et structurées pour le traitement des documents nouvellement reçus.
 
Un processus métier en trois étapes
Iron Mountain traite les factures entrantes en trois phases. D’abord, toutes les nouvelles factures reçues sont automatiquement transmises à Iron Mountain, qui numérise immédiatement les documents papier. Iron Mountain vérifie que les informations sont complètes et exemptes de doublons ou d’erreurs dans les différentes rubriques, ce qui permet de détecter avec rapidité et fiabilité d’éventuelles erreurs de calcul, par exemple dans le montant de la TVA.

Ensuite, Iron Mountain vérifie la conformité de la comptabilité avec le Code Général des Impôts. Des rapports de performance détaillés permettent aux clients non seulement de vérifier l’efficacité et la qualité du service externalisé, mais aussi d’identifier immédiatement les goulets d’étranglement et les améliorations nécessaires dans les processus de l’entreprise. A tout moment, cette dernière peut accéder à ses données numérisées. Enfin, Iron Mountain indexe les documents pour en accélérer la recherche.

Une fois le traitement terminé, Iron Mountain indexe les documents aussi bien imprimés qu’électroniques, de sorte qu’ils soient localisables en permanence, et les archive en appliquant les plus hauts niveaux de sécurité. Le personnel habilité du client a accès à l’ensemble des données 24 / 7, via des portails Web sécurisés. Grâce à ces capacités de traitement accéléré des factures, les entreprises peuvent bénéficier d’éventuelles remises pour règlement dès réception ou encore éviter les doubles règlements. A cela s’ajoute une transparence accrue qui améliore elle aussi la productivité du service comptable.
 
Transparence
Le traitement des factures entrantes par Iron Mountain peut également être intégré au système ERP interne de l’entreprise. Dans ce cas, Iron Mountain prend en charge l’ensemble du traitement des données et numérise tous les documents au format natif de l’ERP. La gestion des processus métier d’Iron Mountain s’intègre indépendamment dans toute infrastructure existante, quelle qu’en soit l’origine, à un stade quelconque de la chaîne. Le personnel habilité a accès aux données à tout moment pendant et après le traitement et, lorsque cela est nécessaire, peut récupérer les documents en ligne via un portail Web ou sous forme d’originaux livrés par l’un des véhicules sécurisés de la flotte d’Iron Mountain. A l’expiration de la période de conservation réglementaire, la société se charge également de la destruction ‘conforme’ des données. De la sorte, aucune facture n’est jamais perdue et le respect des obligations légales est garanti.

"Le traitement des factures entrantes représente une tâche complexe pour toutes les entreprises, en particulier pour celles disposant de plusieurs filiales dans différents pays. Notre nouvelle division offre des services normalisés qui automatisent les processus et assurent la transparence de bout en bout ainsi que l’exactitude des données. Ce sont des exigences auxquelles les entreprises ne peuvent répondre en interne qu’au prix de lourds investissements", souligne Charles Compagnon, Directeur Commercial d’Iron Mountain BPM France, "En externalisant la gestion de leurs processus métier, les entreprises bénéficient en outre de données pré-structurées. Cela permet une exploitation plus efficace des informations pour des prises de décisions importantes ou des analyses de coûts d’exploitation".