Archiv-Box 2.2 von Grith AG

Die GRITH AG hat diese Woche die Version 2.2 der Archivierungssoftware Archiv-Box veröffentlicht. Diese ermöglicht es, Dateien und EMails in ein Archiv zu verschieben. Der Benutzer erhält dadurch übersichtlichere Verzeichnisse und mehr freien Speicherplatz. Dadurch spart er sich viel Zeit beim Suchen. Die Kosten sinken aufgrund höherer Effektivität und weniger belasteter Primärspeicher. Und das Highlight: Jeder Benutzer kann sich seine persönliche hierarchische Struktur auf das Archiv (z.B. das archivierte Abteilungslaufwerk) mit wenigen Klicks erstellen und sieht die Informationen so, wie er es möchte.

Laut aktuellen Studien verbringen viele Menschen bereits 40% ihrer Arbeitszeit damit, Informationen zu suchen, die schon vorhanden sind. 70% von Inhalten werden sogar neu erstellt anstatt bestehende Inhalte erneut zu benutzen. Die Ursache liegt in der Informationsflut. Problematisch sind auch die festen hierarchischen Strukturen, wie sie Abteilungsverzeichnisse heute haben.

Die Software Archiv-Box bietet hier entscheidene Vorteile: Der Benutzer kann Dateien und EMails (aus Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird) entweder manuell archivieren oder die Software verschiebt nach bestimmten Regeln zeitgesteuert die Dateien und EMails ins Archiv. Eine Volltextsuche sowie eine strukturierte Suche ermöglicht das schnelle Finden der gesuchten Inhalte.

Jeder Benutzer kann sich eine persönliche Struktur zusammenklicken. So ist eine Person z.B. an einer zeitlich chronologischen Strukturierung mit Jahres- und Monatsverzeichnissen interessiert, möchte es ein anderer regional und wieder andere z.B. nach Kunden, Projekten oder fachlichen Themen strukturieren. So sieht jeder nur die Information in der Struktur, wie er es möchte un zum effektiven Arbeiten benötigt.

Die Software Archiv-Box enthält auch viele Funktionen, die sonst nur die großen Archivierungslösungen der Marktführer bieten. Neben der Komprimierung und Indizierung ermöglicht es die Archiv-Box, mehrere Versionen einer Datei zu archivieren, das Programm kann im Dateisystem Shortcuts hinterlassen und es kann während der Archivierung eine Vorschau auf HTML-Basis erzeugen, die das Dokument auch ohne die zugehörige Anwendung anzeigen kann. Desweiteren ist es möglich, direkt in das Archiv zu Scannen sowie über einen eigenen Druckertreiber direkt in das Archiv zu drucken.

Von der Software gibt es zwei Varianten: Die Einzelplatzversion für einen Benutzer oder die Netzversion für den kommerziellen Einsatz. Bei der zweiten Variante ist es möglich, einen zentralen Archiv-Server zu betreiben, den viele Archiv-Box-Clients kontaktieren.

Mit einer Test-Lizenz können Sie alle Funktionen ausführlich testen und ohne Zeiteinschränkung einsetzen, sind aber auf maximal drei Archive mit je 100 Dateien beschränkt. Die Lizenz für die Einzelplatzversion (Endverbraucher) kostet 59,50 Euro (inkl. MWSt), die Netzversion kostet (brutto) 299 Euro inkl. 5 Benutzerlizenzen, 199 Euro für weitere 5 Benutzer, 699 Euro für weitere 20 Benutzer und 2.999 Euro für weitere 100 Benutzer.