Rotronic setzt auf DMS und Archiv

Rotronic AG und Arcplace AG freuen sich über den erfolgreichen Implementierungsabschluss einer Lösung zur Dokumentenerfassung und digitalen Archivierung für Dokumente und Email. Die neue Lösung vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung und Archivierung der vielen täglich anfallenden Dokumente bei Rotronic und erleichtert vor allem die Informationssuche. Die Schweizer Arcplace AG ist für innovative Informationsmanagement- und Archivierungs-Lösungen bekannt, zu denen die Bereiche Email-, File- und Dokumenten-Archivierung sowie Scanning- und Online Archivierungs-Dienstleistungen gehören.

Die 1965 gegründete Rotronic AG beschäftigt über 360 Mitarbeiter und vertreibt Produkte über Niederlassungen sowie Vertretungen in den USA, Deutschland, UK, Frankreich, Taiwan, Singapur und China in weltweit mehr als 40 Länder. Schwerpunkte sind zum einen der Handel mit IT- und Industrieprodukten – wie Netzwerktechnik, Hard- und Software, PC-Zubehör, Schranksysteme etc. – und entsprechende Beratungsleistungen. Ausserdem werden am Schweizer Hauptsitz in Bassersdorf seit 1967 Feuchte- und Temperaturmessgeräte entwickelt und produziert.

Bei einem Vertrieb dieser Grössenordnung wird eine papierbasierte Dokumentenverarbeitung zur logistischen Herausforderung. Rotronic nutzte bisher ausschliesslich ihr ERP-System für die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen, Wareneingangsbelegen, Bestellungen, Lieferscheine, Faktura oder sogenannten Rüstscheinen zur Warenzusammenstellung für den Versand. Die dazugehörigen Papierdokumente, von denen täglich bis zu 1.000 Stück anfallen, wurden in der Registratur manuell abgelegt. Wenn ein Dokument wieder benötigt wurde, musste die Registratur dieses heraussuchen und an die richtige Stelle im Unternehmen liefern.

Im Frühsommer 2008 suchte Rotronic daher nach einer Lösung für die Umstellung auf ein digitales Archiv, das mit ihrem bestehenden ERP-System, i/2 von Polynorm, verknüpft werden sollte. Auch Emails sollten zukünftig archiviert werden. Während man sich nach einem neuen System umschaute, hörte Rolf Böni, Leiter IT-Solutions bei Rotronic, auf einem Event in Zürich zum Thema elektronische Archivierung einen Vortrag von Robbert Spierings, Managing Director von Arcplace, der sein Interesse an den Lösungen des Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialisten weckte. Bei einem Treffen mit Arcplace, überzeugten vor allem die Integrationsmöglichkeiten in die Windows-Umgebung bei Rotronic sowie die Benutzerfreundlichkeit und Transparenz der Lösung. "Das Archiv wird im Windows Explorer wie ein zusätzliches Laufwerk angezeigt und eine intuitive Suchmaske liefert gezielte und schnelle Suchresultate", bestätigt Böni. "So entstehen erst gar keine Berührungsängste bei den Mitarbeiter, die das System problemlos bedienen können."

Nach dem Besuch bei einem Referenzkunden von Arcplace stand die Entscheidung von Rotronic fest. Im September 2008 vergaben sie den Auftrag an Arcplace. Gemeinsam mit den Bereichen technischer Dienst, Buchhaltung und Verkauf definierten die Berater von Arcplace zunächst mit Rotronic die zu verwaltenden Dokumententypen und Details für die Ablageprozesse. In einem zweiten Schritt folgte mit dem ERP Spezialisten die Definition der Schnittstelle zwischen dem DMS Archiv und dem bestehenden ERP System.

Arcplace realisierte auf dieser Basis eine Lösung für die Dokumentenerfassung, Indizierung und Archvierung, inklusive einer Webschnittstelle für die Informationssuche sowie eine Lösung für die Email-Archivierung. Die Verknüpfung aller zusammengehörender Dokumente wird über die Auftragsnummer gesteuert. Nach der Erfassung und Indizierung werden die Dokumente auf einem WORM-Speicher rechtskonform gespeichert. Auch ausgehende Dokumente werden mithilfe des neuen Systems nach der elektronischen Erstellung als PDF abgelegt.

Für die Dokumentenerfassung verwendete Arcplace Kofax Capture und integrierte die Lösung, über eine Schnittstelle für die Informationsverwaltung, mit dem vorhandenen ERP-System i/2 von Polynorm. Ein Barcode auf den Dokumenten stellt die exakte Zuweisung sicher. Aus dem ERP-System können anschliessend weitere ‘Indexwerte’, wie Kundennummer und Belegnummer ausgelesen und zusammen mit dem Dokument in das DMS-System (Windream) übergeben werden. Über das DMS wird anschliessend auch die rechtskonforme Ablage auf dem WORM-Speicher sichergestellt. Durch die Windream-Archivschnittstelle Object Store wird die Übergaben der Dokumente auf den WORM-Speicher anhand des Dokumenten-Lebenszyklus gesteuert.

Bereits Ende 2008 konnte die erste Implementierungsphase abgeschlossen und das System am 01.01.2009 in Betrieb genommen werden. Die zweite Implementierungsphase wurde im März 2009 mit einer Endabnahme des gesamten Systems abgeschlossen, das sich bereits seit der Inbetriebnahme nach Phase 1 bewähren konnte. Ende Januar gab es eine Mitarbeiterschulung für die Anwender. "Der geringe Schulungsaufwand war definitiv ein grosser Pluspunkt für Arcplace", so Rolf Böni. "Nach zwei Stunden konnten die Endanwender die Lösung problemlos nutzen. Seitdem bekommen wir sehr positives Feedback von den Mitarbeitern dazu, wie schnell und unkompliziert das Einscannen und Bearbeiten über die neue Lösung ist. Besonders begeistert hat uns ausserdem die Integration mit der bestehenden Infrastruktur – insbesondere mit dem ERP-System".

Seit dem 01.01.2009 wurden bereits über 105.000 Dokumente elektronisch erfasst und archiviert. Im Durchschnitt fallen pro Monat circa 18.000 Dokumente – bis zu 1000 pro Tag – an. Das System ist für Erweiterungen offen ausgelegt, sodass Rotronic die Lösung auch zukünftig für weitere Bereiche einsetzen kann. "Der reibungslose Projektverlauf und die schnellen Resultate beruhen auch auf der hervorragenden Zusammenarbeit mit dem Rotronic-Projektteam. Die Unterstützung durch Polynorm war dabei ebenfalls eine grosse Hilfe", bedankt sich Silvio Schenker, der zuständige Projektleiter von Arcplace bei allen Beteiligten.