Elior choisit iExtranet d’Oodrive

Troisième opérateur en Europe de la restauration sous contrat et des services qui y sont associés, Elior exerce son savoir-faire sur deux marchés : la restauration collective et le facilities management d’une part (entreprises et administrations, enseignement et santé- résidences), la restauration de concession et le travel retail d’autre part (autoroutes, aéroports et ville). Le groupe gère 13 800 restaurants et points de vente dans lesquels 2,9 millions de clients sont servis chaque jour. Le groupe Elior rassemble 68 000 collaborateurs et a réalisé en 2008 un chiffre d’affaires de 3,5 milliards d’euros en 2008. En France, le siège social d’Elior est basé à Paris. Quotidiennement, ces salariés envoient et reçoivent par e-mail de nombreux documents.

Pour les directions marketing, communication et systèmes d’information, ces échanges génèrent un trafic de plus en plus important de fichiers volumineux. Ainsi, le groupe Elior était confronté à deux problématiques :

• l’envoi de documents à des tiers extérieurs était compliqué car la messagerie d’Elior ne permet pas d’émettre et de recevoir des fichiers d’une taille supérieure à 3 Mo 
• Ia mise à disposition et le partage des documents en interne avec les autres sites était complexe, ce qui rendait difficile la collaboration et le travail en équipe.  

La plupart du temps, les utilisateurs concernés d’Elior dupliquaient ces documents sur des CD et avaient recours à un service de coursier pour l’acheminement du colis. Cette solution prenait beaucoup de temps et représentait un coût substantiel parfaitement inutile. "La taille de notre messagerie étant limitée à 3 Mégas, nous éprouvions des difficultés à transmettre ou partager nos documents (revue de presse, maquette, devis, cahier des charges, logos…). Dans un groupe tel que le nôtre, l’accès à l’information est primordial. Nous devions trouver une solution qui soit à la fois simple et conviviale mais aussi abordable et externalisée et cela de façon entièrement sécurisée," indique Thierry Leroy, Directeur des infrastructures et du Support du groupe Elior. 

Pour faire face à cette problématique, Elior souhaitait opter pour une solution de travail collaboratif qui devait remplir un certain nombre de critères conformément à l’expression des besoins formulée : 

• accès à distance pour les employés d’Elior mais aussi par des utilisateurs externes (partenaires, fournisseurs…)
• gestion des droits d’accès par utilisateur et définition de zones d’actions 
• simplicité de l’interface de la plateforme pour des utilisateurs non informaticiens
• respect de la confidentialité des documents avec la mise en place de cryptage
• possibilité d’effectuer une recherche de documents via une fonction spécifique  Avec des entités présentes dans plusieurs pays, l’application se devait d’être également multilingue. 

Après une étude des solutions existantes sur le marché, le Département des infrastructures du groupe Elior a choisi iExtranet, développée par Oodrive. Cette solution de partage de fichiers sécurisé est disponible en mode SaaS (Software as a Service) ce qui ne nécessite aucun investissement matériel. Elior a opté pour la solution Oodrive sur les conseils d’Alliacom, une société de services informatique avec qui le groupe collabore.  

"iExtranet correspondait parfaitement à nos attentes en termes de rapport qualité/prix. Parallèlement, nous avons été séduits par la simplicité de l’arborescence de la plateforme qui a été personnalisée selon notre charte graphique. Par ailleurs, l’implémentation s’est effectuée en une journée seulement, ce qui est plutôt rare," explique Thierry Leroy.

Autre fait majeur, l’externalisation de cette solution a permis à la Direction Informatique de se concentrer sur son métier. "Le mode SaaS nous décharge des problématiques liées à l’hébergement, à la maintenance, à la sécurité…bref, cela fonctionne sans que nous n’ayons à intervenir sur quoi que ce soit," ajoute t-il. 

Aujourd’hui, 2 ans après avoir mis en place iExtranet, les différents services qui l’utilisent sont entièrement satisfaits et l’utilisent régulièrement. Ainsi, les différentes filiales du groupe communiquent plus facilement en s’appuyant sur la plateforme accessible par login et mot de passe. Les utilisateurs peuvent aussi s’envoyer des fichiers ou dossiers volumineux via un simple lien de téléchargement dont l’accès peut-être contrôlé dans le temps. Autre avantage, il est possible de vérifier en ligne grâce aux journaux de suivi des opérations si le document déposé dans iExtranet a été téléchargé. Cette traçabilité permet d’optimiser la relation et de suivre plus facilement l’avancée des projets. "Enfin, cette solution n’impacte pas notre budget puisqu’elle représente un investissement de 130 €/mois pour 4Go d’espace de stockage," conclut Thierry Leroy.