Document Channel construit sa suite bureautique de diffusion et d’archivage de documents

Document Channel est une société de services qui s’appuie sur l’expertise d’arvato services (groupe Bertelsmann) et la technologie de STS Group pour offrir à ses clients une solution externalisée de diffusion, d’archivage et de suivi de l’ensemble des documents de l’entreprise.

L’objectif de Document Channel
Créer une Suite Bureautique unique ‘100% Web en mode SaaS‘ qui permette à chaque entreprise de profiter des bénéfices de l’économie numérique appliquée à la gestion de documents.

Le principe est simple et économique grâce à un paiement à la consommation:

• il permet d’une part, l’envoi à coûts réduits via l’externalisation de l’impression et la logistique courrier jusqu’à la remise en Poste. Les affranchissements sont mutualisés et optimisés dès le premier pli sans compter la qualité d’impression numérique industrielle,
• d’autre part, les documents peuvent être traités et échangés en dématérialisation totale, sous enveloppes électroniques scellées, tracées, sécurisées et recommandées à valeur probatoire.

Cette suite bureautique mise a disposition des entreprises en mode SaaS, accessible à partir d’un simple client léger, est une innovation par ses atouts tant sur le plan de la rationalisation et la sécurisation du système d’information que sur l’aspect économique et environnemental.

Cette solution, véritable relais de croissance, permet également une évolution progressive vers une dématérialisation partielle ou totale en toute sécurité. En effet, alors que le coût du traitement du document et du courrier (hors affranchissement) dans une entreprise représente entre 2 et 5 % de son chiffre d’affaires, il constitue un des derniers grands gisements de réduction des coûts. Grâce à la maîtrise et au contrôle des dépenses, le service Document Channel, entraîne une réduction immédiate des coûts de 30%, et jusqu’à 70% grâce a une évolution progressive vers la dématérialisation.

Pour atteindre ces objectifs, la Suite Bureautique de diffusion et d’archivage de Document Channel s’adresse à chaque poste utilisateur. Ainsi s’établit une démarche stratégique d’optimisation de la chaine de valeur documentaire sortante pour l’ensemble des documents. En effet, si quelques entreprises ont mis en place des solutions de rationalisation pour certains types de documents et flux structurés tels que les factures, les mailings etc., la solution Document Channel s’applique à tous les documents transmis par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, à toutes les sources de documents et courriers non structurés.

Les moyens mis en œuvre
Document Channel, pour mettre en place sa suite bureautique de diffusion et d’archivage de document, s’est appuyé sur l’expérience d’arvato services, l’un des groupes de service et de fabrication les plus importants en Europe et a fait appel à l’expertise technique de l’éditeur de solutions universelles de confiance numérique, STS Group.

Avec une remise aux opérateurs de services postaux de plus d’un milliard de plis par an, la puissance éditique et le savoir-faire d’arvato services sont évidents, mais pour mettre en place une solution SaaS répondant à toutes les contraintes techniques et juridiques quant à la sécurisation et la confidentialité des documents transmis et archivés, Document Channel a fait appel à la solution STS Suite.
    
Toutes les applications, liées à l’économie numérique, ne peuvent se développer sans la mise en place d’un véritable environnement de confiance. C’est dans ce contexte, que STS Group a apporté son expertise pour répondre aux objectifs de la Suite Bureautique de Document Channel par un ensemble de technologies innovantes assurant la confidentialité, la pérennité, et jusqu’à la valeur légale de l’ensemble des documents numériques transmis et archivés. Les outils installés par STS Group:

• Garantissent l’identification des personnes agissant dans un environnement électronique,
• Assurent l’intégrité des données et des documents transmis lors d’un échange électronique.
• Préservent la confidentialité des informations et des données échangées ou conservées sur un support numérique.
• Etablissent un lien clair entre un document électronique ou une action et une personne opposable sur le plan juridique

Avec cet ensemble de solutions techniques, la Suite Bureautique de document Channel bénéficie d’un environnement de confiance numérique incluant :

• Les échanges et les transactions à valeur probante
• La dématérialisation à valeur probante
• L’archivage à valeur probatoire

Comment cela fonctionne?
La Suite Bureautique permet à chaque utilisateur à partir d’un simple menu en client léger sur son poste de travail de:

• envoyer des courriers classiques unitaires ou en nombre, ces derniers sont imprimésmis sous enveloppes et affranchis par document Channel,
• transmettre ses documents par échange électronique sécurisé,
• archiver, rechercher et consulter les documents transmis par courrier ou par échange électronique.

Un outil d’administration distribué, permet à chaque responsable d’entreprise et chef de service de fixer des limites de consommation pour chaque employé en fonction de son profil et de ses besoins, puis de suivre en temps réel les montants de consommation. Cet outil de gestion donne un suivi précis des dépenses poste par poste et permet donc une rationalisation des processus métiers pour une amélioration continue de la performance.

"Sans l’apport de la technologie STS Group notre projet ne pouvait exister. La solution que nous avons mise en place est unique, non seulement elle offre immédiatement aux entreprises une réduction d’au moins 30% des frais d’envois de documents et de courriers mais surtout elle permet de mettre en place progressivement et sans risque une démarche de dématérialisation avec valeur probante pour l’ensemble des documents. L’objectif est ainsi de réduire les coûts de gestion et de traitement d’environ 70 %, sachant que dans bon nombre d’entreprises, ce poste représente de 2 à 5 % du chiffre d’affaires. Notre Suite Bureautique avec la technologie STS Group bénéficie de toutes les fonctionnalités nécessaires en vue de maîtriser les flux d’approvisionnement en documents électroniques, pour développer une activité pérenne et rentable d’archivage légal avec des échanges de documents électroniques à valeur probatoire. Ce logiciel a été construit pour capturer dès la création d’un document, son image figée, non modifiable dans le temps et donc à but de preuve," indique Alain Delgrande, directeur général de Document Channel.