InfoStore mit Workflow-Packages und EDI-Integration

Immer mehr Dokumente sind im Geschäftsalltag zu archivieren und zu signieren: E-Mails, Office-Dateien, Belege aus dem ERP-System und gescannte Eingangspost. Der Spezialist für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung Solitas Informatik AG zeigt auf der SYSTEMS 2008, die vom 21. bis 24. Oktober in München stattfindet, ganzheitliche Lösungen für diese Herausforderungen. Mit den Produkten InfoStore für die Plattform IBM i und d.3 für Windows und Linux bietet Solitas Lösungen für modernes Enterprise Content Management im Mittelstand. Neu ist der kombinierte Einsatz beider Produkte im Bereich des Workflows. Auf der SYSTEMS wird auch die Integration von InfoStore mit der EDI-Kommunikationsplattform i-effect® von menten vorgestellt, die unter anderem einen komplett auf IBM i basierten Signaturserver bietet.

InfoStore – mit über 900 Installationen das führende Dokumentenmanagement-System auf der Plattform IBM i im deutschsprachigen Markt – ist nahtlos in Office-Programme und ERP-Systeme integriert und ermöglicht damit das Dokumenten-Handling (Ablegen, Indizieren, Zuordnen, Recherchieren, Archivieren) direkt aus den Anwendungen. Unterstützt wird auch ein umfassendes E-Mail-Management mit serverseitiger Anbindung unterschiedlicher Mail-Systeme (MS-Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise).

Weitere wichtige Komponenten für Enterprise Content Management (ECM) sind im aktuellen Release 9 hinzugekommen. So können sämtliche Textinformationen – auch aus gescannten Dokumenten – per OCR-Erkennung erfasst und sodann vom Volltext-Server verwaltet werden. Neben der Suche nach beliebigem Text sind auch die Recherche mit Platzhaltern sowie die kontextsensitive und assoziative Suche möglich.

Archivierung auf Storage-Systemen von IBM, NetApp, Sun StorageTek und Plasmon
InfoStore-Anwender können von der neuen technischen Möglichkeit, Daten mittels SnapLock-Technologie auf Harddisk-basierten Storage-Systemen zu archivieren, profitieren. Durch die Nutzung moderner Harddisks als Archivierungsmedium wird der Zugriff auf die Dokumente wesentlich schneller. Während das bisher übliche Medium, die Jukebox, je nach Fabrikat und Auslastung fünf bis 20 Sekunden benötigt, um ein Dokument anzuzeigen, reagiert ein leistungsfähiges Festplattensystem bereits nach Sekundenbruchteilen. Ein weiterer Vorteil ist die unkomplizierte Erweiterbarkeit der Kapazität im laufenden Betrieb aufgrund der Skalierbarkeit von Harddisks. InfoStore unterstützt die Archivierung mit IBM N Series, Network Appliance FAS- und NearStore-Systemen, Sun StorageTek NAS sowie jetzt auch Plasmon Appliance.

Workflow: Integration in d.3 Workflow, Package-Lösung für DKS-Anwender
InfoStore bietet verschiedene Möglichkeiten zur Anbindung von Workflow-Systemen. Zum einen wird die auf IBM i basierende Software TaskLink von TQS angeboten; neu ist hier ein spezielles Package für Anwender der Finanzbuchhaltung DKS, in dem typische Workflow-Anwendungen wie etwa die Eingangsrechnungsbearbeitung bereits vorkonfiguriert sind. Aber auch eine Kombination von InfoStore mit Workflow-Systemen auf den Plattformen Windows und Linux ist möglich: Neu ist hier die Integration von InfoStore in das d.3 Workflow-Modul von d.velop. Diese Lösung bietet umfangreiche Möglichkeiten zur plattformübergreifenden Modellierung, Optimierung und Automatisierung von Prozessen.

Digitale Signatur: revisionssicher archivierte E-Mails
Neu in InfoStore 9 ist das Modul eines SignaturServers für die Integration der digitalen Signatur verschiedener Signatur-Provider. Abgesehen von der zuverlässigen Signatur eigener Dokumente (Rechnungen, Angebote etc.) und der Prüfung fremder Signaturen bietet die Archivierung von Dokumenten mit digitaler Signatur den Unternehmen den Vorteil einer neuen Form der Revisionssicherheit. Erstmals lässt sich damit – gemäß Signaturgesetz (SigG) und Signaturverordnung (SigV) sowie UStG §14 – nachweisen, dass die von einem Absender versandten Eingangsdokumente – z.B. E-Mails – unverändert aufbewahrt wurden. Die revisionssichere Archivierung von Eingangsbelegen im PDF- oder EDI-Format ist sichergestellt, wenn der elektronische Beleg zusammen mit der Signatur und dem Prüfprotokoll in das Archiv überspielt worden ist. Die vielgescholtene E-Mail mausert sich dank neuer Technik zum sichersten Dokument, das von den Anwenderunternehmen für den Massenversand und erhebliche Kosteneinsparungen eingesetzt werden kann.

Integration von i-effect mit kompletter Signaturlösung
Eine Vielzahl neuer Optionen eröffnet die Integration des Produktes i-effect vom Kooperationspartner menten. Mit dieser Kommunikationsplattform für den firmenübergreifenden elektronischen Geschäftsverkehr per EDI und andere Standards werden Rohdaten aus System i in eine Vielzahl von Formaten übertragen. Mit der kombinierten Lösung können Spool-Dateien in PDFs umgewandelt, EDIFACT-, Fax- und Mail-Dokumente verarbeitet, versandt und revisionssicher archiviert werden. Darüber hinaus bietet diese Lösung einen komplett auf IBM i basierten Signaturserver mit integrierter Eingangsprüfung von signierten Dokumenten und Signierung von ausgehenden Dokumenten, auch von EDIFACT-Datensätzen.