La France devant l’Allemagne et après la Grande-Bretagne pour l’externalisation de la gestion documentaire

Une étude européenne réalisée par Ronin Corporation pour le compte d’Iron Mountain met en lumière les principales différences persistantes dans le domaine de l’externalisation de la gestion documentaire entre les différents pays (Allemagne, France, Grande-Bretagne) et secteurs analysés. Alors que l’archivage externe est le plus répandu parmi les entreprises britanniques (42%), leurs homologues allemandes sont beaucoup plus réticentes (11%). La France se situe entre les deux, aux alentours de 29%.
 
Les différences d’un pays à l’autre se font également jour entre les secteurs étudiés: les sociétés de conseil conservent pour la plupart leurs archives en interne (78%), tandis que les compagnies d’assurance (27%) et les cabinets juridiques (34%) ont généralement tendance à externaliser leurs besoins d’archivage.
 
Les entreprises françaises plus confiantes pour l’externalisation de leurs documents actifs
La conservation en interne est la méthode privilégiée par 83% des entreprises pour l’archivage des documents actifs. Ces derniers sont des documents nécessaires aux processus métier de l’entreprise au quotidien et, à ce titre, ne sont pas encore prêts à être consignés définitivement aux archives. Alors que les résultats en matière de conservation des documents actifs sont pour l’essentiel uniformes entre les secteurs examinés, l’étude révèle d’importantes différences de comportement d’un pays à l’autre: en Allemagne, le pourcentage moyen de documents actifs conservés au sein des entreprises (90%) est nettement supérieur comparé à la Grande-Bretagne (80%) et à la France (75%).
 
Environ 80% des entreprises, dans les trois pays étudiés, se déclarent préoccupées par la sécurité et la protection des données, citées comme principales raisons pour la conservation des documents actifs en interne. Les craintes de perdre la maîtrise de leurs propres documents et d’en limiter l’accès sont les facteurs primordiaux qui dissuadent les entreprises d’opter pour l’externalisation de leur archivage. En Allemagne, une maîtrise accrue des archives est l’argument le plus souvent invoqué en faveur d’une conservation en interne (90%), tandis qu’un accès facilité et plus rapide est la première raison indiquée en France et en Grande-Bretagne (92%). Le coût représente également un facteur important dans le choix d’un archivage interne. Cependant, la démarcation selon les pays est différente dans ce cas : alors que près de la moitié des entreprises consultées en France et en Allemagne citent l’argument financier, seules 38% des entreprises britanniques en font autant.
 
En termes de niveaux d’activité des documents dans chaque secteur, les allées et venues de documents archivés sont les plus fréquentes dans les services financiers et l’assurance, où 54% des entreprises déplacent plus de 50 000 documents par mois.
 
Budgets consacrés à la gestion des archives
L’étude constate que, parmi les trois pays analysés, l’Allemagne est celui où les entreprises sont les plus nombreuses à affecter les budgets les plus élevés à la gestion des archives: 34% des entreprises allemandes consacrent plus de 100 000 EUR par an à l’archivage, contre 29% en Grande-Bretagne. En France, la majorité des entreprises (40%) présentent des budgets inférieurs dans ce domaine (moins de 20 000 EUR).
 
Priorité à la sécurité, à la conformité et à un accès sans restriction
Les entreprises qui optent pour une solution d’archivage externe ont une idée très claire de leurs attentes vis-à-vis de leur prestataire : outre un haut degré de protection des données, de sécurité et de fiabilité, la réactivité face aux demandes spéciales du client et la rapidité d’accès aux documents revêtent une importance vitale.
 
Marc Delhaie, Directeur général d’Iron Mountain France, commente en ces termes les résultats de l’étud : "Cette étude démontre que la sécurité, la conformité et la réactivité sont tout aussi importantes, aux yeux des entreprises interrogées, qu’un rapport prix/performances avantageux. La demande de solutions spécifiques adaptées au client et d’une approche souple souligne l’importance pour un prestataire de proposer des solutions sur mesure plutôt que des concepts universels. Les documents archivés ne sauraient se trouver en de meilleures mains que celles d’Iron Mountain, fort de plus de 50 années d’expérience. Nos services polyvalents dans les domaines de la conservation, de la sécurisation et de l’administration de documents physiques d’entreprise, mais aussi du stockage des données numériques, garantissent que nous offrons les solutions adéquates pour répondre aux besoins précis du marché."
 
Ronin Corporation a réalisé une enquête par téléphone auprès de 300 représentants, à proportions égales, des secteurs des services financiers, du conseil/auditi, du droit et de l’assurance, sur les marchés allemand, français et britannique.