Cure de jeunesse pour les archives des Hospices Civils de Lyon

Klee Group annonce que les Hospices Civils de Lyon ont sélectionné leur progiciel Spark Archives pour s’offrir un système de gestion des archives médicales et administratives de pointe. L’organisation du système d’archivage physique a été repensée dans sa globalité.

Avec l’avènement d’un nouveau cadre réglementaire émanant de la Haute Autorité de Santé (HAS), l’accès à l’information devient une obligation pour les hôpitaux.

Les objectifs principaux:

favoriser la continuité, la coordination et la qualité des soins,
diffuser des technologies de l’information et de la communication dans le secteur de la santé.

Avant 2005, les Hospices Civils de Lyon géraient les dossiers médicaux de façon hétérogène. Ils devaient impérativement réorganiser la fonction Archives Médicales dans son ensemble en centralisant les dossiers de plus de 10 ans sur une plate-forme unique dédiée, en optimisant l’utilisation des espaces de stockage et en homogénéisant les procédures d’archivage en accord avec les durées légales.

Les Hospices Civils de Lyon ont choisi une solution permettant de dématérialiser les demandes de dossiers (suppression du fax et du papier) via un outil informatique ‘guichet unique’ et améliorer la traçabilité du dossier patient avec la localisation de chaque dossier médical et l’historique de ses mouvements.

Au niveau du système d’information de l’hôpital, l’enjeu était d’intégrer Spark Archives à Cristal Net pour faciliter et accélérer l’accès à l’information. Grâce aux développements spécifiques réalisés par Klee Group, Spark Archives s’intègre parfaitement au système d’information patient Cristal-net

"Les secrétaires médicales utilisent un environnement qu’elles connaissent bien et gagnent en efficacité", indique Karim Ghanem, Responsable du Développement de l’offre Spark Archives chez Klee Group. Concrètement, quand un patient demande un rendez-vous, la secrétaire médicale traduit cette demande via le module de gestion des rendez-vous DRDV de la suite Cristal-net.

Dès que le rendez-vous est enregistré, le logiciel DRDV envoie une requête à Spark Archives pour sortir le dossier médical. De plus, si le patient navigue d’un service à l’autre, le suivi s’effectue grâce à la fonction de ‘prêt interservices’ de Spark Archives.

Pour Céline Monin, Responsable de la plate-forme Archives aux Hospices Civils de Lyon, "Spark Archives nous a semblé la meilleure combinaison de simplicité d’utilisation et de capacité technique à satisfaire les besoins de Hospices Civils de Lyon. Les Hospices Civils de Lyon sont en effet le deuxième CHU de France par la taille, avec les volumes et les exigences que cela implique".

Les Hospices Civils de Lyon en chiffres:

2nd CHU de France
410 services de soins
4 millions de dossiers physiques
65 kilomètres d’archives
5.335 lits
plus de 20.000 personnels

Spark Archives est un progiciel Web de gestion d’archives physiques, numérisées et électroniques pour les Services des Archives et leurs utilisateurs édité par Klee Group. Cette solution permet aux Services d’Archives des grandes entreprises et des administrations de rationaliser leur activité en offrant un meilleur service aux utilisateurs finaux. Spark Archives respecte les normes et les standards de la profession (ISAD (G), ISAAR-CPF,…) et autorise une transition aisée vers l’archivage électronique.