Archivage de valeur probante chez Xerox Global Services en France

Optimiser la gestion documentaire au sein des entreprises est l’une des problématiques majeures à laquelle s’est attaché Xerox Global Services depuis sa création. Or aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises ont recours à la dématérialisation et doivent pouvoir stocker un nombre croissant de documents. Soucieux de répondre au mieux aux attentes de ses clients, XGS a donc choisi d’étendre son offre déjà existante avec un nouveau service d’archivage à valeur probante.

Dans un contexte où la gestion électronique de documents (GED) devient un outil clé de la relation client, permettant à l’entreprise d’assurer une liaison avec ses clients et ses fournisseurs, l’archivage à valeur probante représente la possibilité de faire reconnaître par la loi des documents dématérialisés. L’archivage probant consiste en effet à conserver dans la durée des archives sur un support électronique, tout en préservant la valeur juridique des documents.

Grâce à son nouveau service d’archivage à valeur probante, XGS garantit à ses clients le respect de la législation relative à l’archivage électronique, tant au niveau opérationnel que technique. Cette offre s’appuie essentiellement sur la loi du 13 mars 2000 qui établit l’équivalence de preuve entre le papier et l’électronique, si et seulement si l’intégrité du document est garantie, sa provenance identifiée et les changements enregistrés et visibles.

Le service proposé par Xerox se décline en 4 étapes:

Le versement, qui consiste à intégrer les documents électroniques en vérifiant l’intégrité du document et des index pendant le transfert;
L’enregistrement, phase durant laquelle le document, ses méta-données et l’historique des modifications effectuées sont enregistrés dans un coffre-fort électronique Xerox. Afin d’enregistrer l’authenticité et l’intégrité, ces fichiers sont par ailleurs signés électroniquement, puis enregistrés sur deux sites XGS sur des supports magnétiques sécurisés;
La gestion de l’archive sur l’intégralité de sa durée de vie, afin d’assurer la pérennité du document archivé, via des contrôles de lisibilité périodiques et le renouvellement régulier des supports d’archivage;
La restitution, qui permet quant à elle aux utilisateurs de consulter leurs archives par le biais d’une interface de recherche multi-critères sécurisée, et de les faire imprimer et certifier conformes par Xerox.

Afin de garantir à ses clients un cadre optimal, tant au niveau légal, qu’opérationnel ou technique, Xerox s’est par ailleurs engagé à respecter la norme d’archivage NF Z42-013 et à utiliser les standards d’archivage les plus neutres du marché :

conformité avec le Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI) conçu par la DGME pour les échanges avec l’Etat
format d’archivage PDF-A correspondant à la norme ISO 19005

L’offre XGS réunit donc toutes les conditions nécessaires en termes de sécurité et d’intégrité des données. Les données sont en effet stockées en trois endroits différents: dans un coffre-fort électronique, sur un site de back up et sur une bande magnétique placée dans un coffre-fort ignifugé. Par construction, les documents disposent également d’une signature électronique permettant d’en identifier l’auteur et d’offrir la garantie de non-répudiation. Ils sont enfin horodatés, ce qui permet de suivre leur traçabilité et les changements opérés depuis leur archivage.

Conscient que le cycle de vie des documents est aujourd’hui bien plus long que celui des composants informatiques, XGS a choisi de modifier les supports d’archivage tous les 3 ans et, par mesure de sécurité, de revoir le coffre-fort électronique tous les 5 ans.

"Compte tenu des enjeux actuels en termes de productivité et d’accès aux informations, il est devenu indispensable pour les entreprises de mettre en oeuvre une politique d’archivage de leurs documents sous format électronique et de déterminer pour lesquels le processus doit être à valeur probante", déclare Manuel Auguste-Dormeuil, Directeur des programmes marketing XGS. "Grâce aux nouveaux services que nous leur proposons, nos clients sont désormais assurés que, sur le long terme, ces documents seront toujours conformes à l’original et donc opposables en cas de litige".

Plusieurs entreprise dans les secteurs de la banque et des services ont d’ores et déjà fait appel à Xerox pour leur archivage électronique à valeur probante.

Xerox Global Services (France)